Un control ANAF (sau o verificare documentară „la distanță”) poate începe aparent simplu: o solicitare de documente, o invitație la sediul organului fiscal, o Notificare de Conformare RO e-TVA sau o simplă neconcordanță între declarații.
Problema reală nu este controlul în sine. Problema este cum răspunde firma în primele zile.
În practică, cele mai multe situații care escaladează spre zona penală nu pornesc neapărat dintr-o intenție infracțională directă, ci dintr-o combinație toxică de:
- răspunsuri întârziate sau incomplete;
- documente prezentate haotic;
- explicații scrise greșit („din reflex”);
- lipsa unei strategii (și a unei „single source of truth” interne).
În acest articol detaliem cele 5 greșeli care, în mod repetat, transformă o verificare fiscală gestionabilă într-o criză de management cu potențial penal — și ce să faci concret ca să previi escaladarea.
Notă: Acest articol este informativ. Pentru situații concrete, soluția juridică corectă depinde de documente, fluxurile reale și istoricul fiscal al societății.
0) Înțelege rapid în ce procedură ești (asta schimbă regulile jocului)
În România, termenul generic de „control ANAF” acoperă proceduri diferite, cu reguli și riscuri distincte:
- Verificare documentară – analiză „la distanță”, pe baza dosarului fiscal și a informațiilor de la terți (bănci, furnizori, e-Factura, e-Transport etc.). Se finalizează cu o Decizie de Impunere (sub rezerva verificării ulterioare).
- Inspecție fiscală – controlul clasic (la sediu sau la distanță), care se încheie cu un Raport și o Decizie de Impunere. Aici ai drepturi extinse (inclusiv dreptul de a fi ascultat).
- Control DGAF (Antifraudă) – control operativ/inopinat. Atenție: Antifrauda nu mai face doar procese-verbale de constatare sau sesizări penale; legislația recentă le permite, în anumite situații, să emită direct Decizii de Impunere.
Dacă nu știi exact în ce procedură te afli, primul pas nu este „să trimiți repede ceva”, ci să clarifici oficial: ce se solicită, în ce termen, cu ce temei și ce reprezintă documentul primit (Invitație / Aviz de inspecție / Notificare de Conformare / Somație).
Greșeala #1: Tratezi solicitarea ANAF ca pe un email „administrativ” (și întârzii)
Cea mai scumpă decizie într-un control fiscal este: „Lasă, răspundem săptămâna viitoare, că acum suntem prinși.”
De ce este periculos:
- Termenele legale curg indiferent că ești în concediu, ai închideri lunare sau lipsește contabilul.
- Lipsa de cooperare (sau aparența ei) poate fi interpretată ca obstrucționare.
- În controalele DGAF, ignorarea unei invitații sau a unei somații de prezentare a documentelor poate genera consecințe severe (inclusiv încadrare la fapte de evaziune fiscală, conform art. 4 din Legea 241/2005, dacă scopul este sustragerea de la verificări).
Ce faci corect (în primele 24-48h)
✅ Desemnează un „control owner”: O singură persoană (CFO/Administrator + Avocat) gestionează comunicarea.
✅ Centralizează: Creează un folder unic (fizic și digital) unde pui tot: emailuri, recipise, confirmări de primire, note interne.
✅ Confirmă primirea: Trimite o confirmare scrisă și cere, dacă e cazul, clarificări (perioadă, tipul tranzacțiilor, formatul dorit).
✅ Cere termen: Dacă volumul de documente este mare, depune o cerere motivată de prelungire a termenului înainte ca acesta să expire.
Greșeala #2: Trimiți documente „în vrac”, fără logică și fără poveste
În controalele fiscale, documentele „vorbesc”. Dar dacă le trimiți amestecate, fără index, fără corespondență pe tranzacții și fără legătură clară între contabilitate și realitate (contract – livrare – factură – plată), riști să creezi impresia că firma nu are control pe propriile operațiuni.
ANAF penalizează haosul. Inspectorii pot estima baza de impozitare dacă evidențele sunt confuze.
Cum arată un răspuns profesionist
- Adresă de înaintare: Ce trimiți, pe ce perioadă, în câte fișiere.
- Index (Opis): Tabel clar (Document / Dată / Tranzacție / Observații).
- Pachete tematice: Organizează documentele pe subiecte (ex: „Achiziții intracomunitare”, „Servicii consultanță”, „Stocuri”).
- Regula de aur: Mai puțin text, mai multă ordine.
Greșeala #3: Semnezi sau declari lucruri „din reflex” (fără verificări)
Într-o verificare fiscală, aproape orice explicație scrisă devine probă. Dacă trimiți explicații aproximative, justificări emoționale sau îți asumi lucruri neconfirmate de acte, îți poți construi singur dosarul de prejudiciu.
Exemple tipice de autolovire (de evitat):
- „Nu am găsit documentele acum, dar sigur le avem undeva.”
- „Așa lucrează furnizorul, nu e treaba noastră să-l verificăm.”
- „Nu avem contract scris, dar e ok, că ne cunoaștem de mult.” (Risc major de reclasificare a tranzacției ca artificială).
Ce faci corect
✅ Nu dai explicații scrise înainte de a avea pe masă: contractul, comanda, dovada prestării/livrării și traseul plății.
✅ Folosești formulări verificabile: „Conform documentelor anexate…”, „În baza contractului nr. X…”.
✅ Dacă există zone gri, le tratezi ca pe un proiect juridic: întâi strângi probele, le ordonezi, și abia apoi formulezi răspunsul.
Greșeala #4: Ignori „semnalele” care indică risc de escaladare spre penal
Nu orice control are componentă penală. Dar există semnale clare (Red Flags) că trebuie să ridici nivelul de protecție juridică imediat.
Semnale de alarmă:
- Solicitări repetate pe aceeași tranzacție, cu accent pe „realitatea operațiunii” și „beneficiarul real”;
- Focus pe tranzacții în numerar, stocuri lipsă, marje anormale;
- Solicitări care urmăresc „lanțul” (furnizor – subfurnizor – transportator);
- Discuții despre sediu social, puncte de lucru nedeclarate sau angajați „la negru”;
- Somații cu termene foarte scurte, fără toleranță pentru întârzieri.
În zona penală (evaziune fiscală), temele frecvente sunt: operațiunile fictive, cheltuielile fără bază reală și evidențele contabile duble.
Ce faci când vezi Red Flags
✅ Treci pe „control mode”: comunicare unică, strict în scris, doar prin avocat sau cu validarea acestuia.
✅ Pregătești „dosarul de realitate economică”: nu doar factura, ci dovezi de prestare, procese-verbale, corespondență comercială, foi de parcurs.
✅ Dacă apar indicii de natură penală, discuția nu se mai poartă cu contabilul, ci cu avocatul specializat.
Greșeala #5: Tratezi finalul controlului ca pe o formalitate
La inspecția fiscală, momentul cheie este discuția finală și dreptul de a fi informat asupra concluziilor înainte de emiterea actelor (Proiectul de Raport). Dacă nu folosești strategic acest moment pentru a-ți exprima punctul de vedere, vei fi nevoit să contești Decizia de Impunere în instanță — unde procesul durează ani și costă mult mai mult.
Ce face o firmă inteligentă:
- Nu se rezumă la „am trimis actele, așteptăm decizia”.
- Construiește o poziție scrisă coerentă: fapt – document – argument legal.
- Atacă punctual: unde a extrapolat ANAF, unde a ignorat probele depuse, unde a aplicat greșit tratamentul fiscal.
Checklist scurt: Cum reduci riscul în primele zile de control
În primele 48h:
- [ ] Identifici tipul procedurii (Verificare documentară / Inspecție / Antifraudă).
- [ ] Desemnezi responsabilul unic și contactezi avocatul.
- [ ] Trimiți confirmarea de primire și ceri clarificări sau prelungire de termen (dacă e cazul).
- [ ] Setezi fluxul intern: cine colectează actele, cine le verifică, cine semnează.
În primele 7 zile:
- [ ] Indexezi documentele și creezi pachete tematice (nu „vrac”).
- [ ] Atașezi dovada prestării/livrării pentru tranzacțiile „sensibile”.
- [ ] Verifici traseul plăților și reconcilierea contabilă.
- [ ] Validezi orice notă explicativă cu avocatul înainte de depunere.
Concluzie
Diferența dintre o simplă ajustare fiscală și un dosar penal stă, de cele mai multe ori, în capacitatea de a demonstra buna-credință și realitatea tranzacțiilor. O firmă care prezintă documente ordonate și răspunde juridic corect descurajează abuzurile și închide pistele false.
Dacă ați primit o notificare de control sau o echipă de inspecție se află la sediul dumneavoastră, contactați Cabinetul de Avocatură MICULA pentru o evaluare rapidă a riscurilor și stabilirea strategiei de apărare la telefon 0767.182.387 sau e-mail contact@micula.eu.